Docuvision workflow digitale

PERMETTE ANCHE DI EFFETTUARE LA CONSERVAZIONE OTTICA SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI RILEVANTI AI FINI TRIBUTARI, IN SOSTITUZIONE ALLA TRADIZIONALE ARCHIVIAZIONE CARTACEA  

Docuvision Workflow Digitale è un modulo studiato per l’archiviazione elettronica dei documenti -acquisiti tramite scanner, clipboard o file- siano essi interni o esterni alla procedura gestionale, come ad esempio: fatture fornitori, lettere di sollecito pagamenti, mandati di pagamento bancari, estratti conto bancari, moduli RI.BA., scontrini, note spese, carta carburante, dichiarazione redditi, ecc. 

Il modulo consente di effettuare operazioni di archiviazione documentale anche da sedi remote ed è perfettamente integrato al gestionale, con il quale ha in comune l’interfaccia grafica, semplice ed intuitiva.  

Docuvision Workflow Digitale consente di adempiere alle disposizioni dettate dal Decreto Ministeriale 23/01/2004 e dalla Deliberazione Cnipa 11/2004, che illustrano le modalità per la conservazione ottica sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini tributari, in sostituzione alla tradizionale archiviazione cartacea. Le funzioni per l’archiviazione ottica sostitutiva consentono infatti di apporre ai documenti la firma digitale tramite gli Enti Certificatori – InfoCamere e Poste Italiane - e di archiviare le immagini ed i file contenuti nei documenti con marcatura temporale del relativo volume.

Il modulo gestisce anche la Fatturazione Elettronica, consentendo l’apposizione della firma digitale e la trasmissione telematica al destinatario di ciascuna fattura/nota di credito emessa.  

Con Docuvision Workflow Digitale è anche possibile stabilire procedure standard per la gestione delle diverse attività aziendali, monitorandone la corretta applicazione da parte degli utilizzatori. Definizioni di procedure e verifica del loro utilizzo sono requisiti fondamentali per le imprese che vogliono adottare norme di certificazione ISO.

In sintesi il modulo permette di:

  • Definire le principali procedure aziendali,  verificandone costantemente lo stato di avanzamento
  • Amministrare le attività aziendali come “pratiche” che seguono le procedure aziendali predefinite
  • Gestire l’archiviazione ottica sostitutiva dei documenti, apponendo la firma digitale e la marcatura temporale sul contenuto del volume
  • Realizzare ricerche veloci dei documenti conservati
  • Inoltrare tramite e-mail i documenti emessi dal gestionale, trasformandoli preventivamente in formato pdf che ed apponendovi la firma digitale

 

Tra i principali vantaggi:

  • Riduzione dei costi complessivi di archiviazione
  • Riduzione degli spazi dedicati all’archivio
  • Riduzione del tempo dedicato alla gestione, con recupero di personale ed attività produttive
  • Maggiore rapidità nel reperimento dei documenti e delle informazioni in esso contenute
  • Riduzione/eliminazione dei costi e dei tempi di distribuzione dei documenti
  • Generale miglioramento dell'efficienza e dell'organizzazione
  • Possibilità di effettuare operazioni di archiviazione documentale anche da sedi remote
  • Nessun investimento aggiuntivo per software a corredo